Im ersten Schritt müssen die Rechnungsdaten aus 4Master® Handwerk geladen werden. Hierzu dient die Schaltfläche „Rechnungen öffnen“. Dabei werden die Rechnungsdaten des aktuellen Jahres aus dem Rechnungsbuch geladen. Gleichzeitig verknüpft das Programm den Rechnungssatz mit den zugehörigen Adresssatz (Debitoren oder Kreditoren) und lädt auch diese Daten in die Tabelle. Das betrifft eine Auswahl der Adressdaten, insbesondere die Adresse und Kundennummer.
Über die Filterfunktionen lassen sich die entsprechenden Daten für den Export zusammenstellen. Hierzu stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung.
Der eigentliche Export der Rechnungen erfolgt mit der Schaltfläche „DATEV Export“. Hierbei werden die gefilterten Daten für den Export zusammengestellt und exportiert. Es werden nur die Datensätze exportiert, deren DATEV-Kennzeichen ungleich 2 ist.
Dabei schreibt das Programm zwei Dateien im CSV-Format mit dem entsprechenden Aufbau nach DATEV-Vorgaben. Eine Datei enthält die Rechnungsdaten die andere die Adressdaten (Debitoren oder Kreditoren). Die übergebenen Datensätze werden gekennzeichnet (DATEV-Kennzeichen = 2) und dieses wird im Rechnungsbuch von 4Master® Handwerk gesetzt.